Während der COVID-19-Pandemie hat sich ein bemerkenswerter Trend entwickelt: Immer mehr Beschäftigte verbinden mobiles Arbeiten im Ausland mit ihrem Urlaub - auch bekannt als "Workation".
Allerdings ist die rechtliche Situation komplex. Tatsächlich können bereits Aufenthalte von wenigen Tagen aber natürlich auch von mehr als 183 Tagen zu Steuerpflichten im Ausland führen, und seit dem 1. Juli 2023 gilt eine neue EU-Regelung, die es Mitarbeitern unter bestimmten Voraussetzungen ermöglicht, bis zu 49,99% ihrer Arbeitszeit im Heimatland zu verbringen.
Dabei müssen Arbeitgeber verschiedene rechtliche Aspekte berücksichtigen - vom Arbeitsrecht über das Steuerrecht bis hin zum Sozialversicherungsrecht. Eine schriftliche Vereinbarung ist besonders bei längeren Auslandsaufenthalten unerlässlich.
In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie alles Wichtige, um mobiles Arbeiten im Ausland rechtssicher zu gestalten - von den grundlegenden Voraussetzungen bis hin zu praktischen Umsetzungstipps.
🧑⚖️ Rechtliche Grundlagen für mobiles Arbeiten im Ausland
Für die rechtssichere Gestaltung von mobilem Arbeiten im Ausland existiert grundsätzlich weder ein gesetzliches Verbot noch ein Rechtsanspruch. Zunächst müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer verschiedene rechtliche Rahmenbedingungen beachten.
Arbeitsrechtliche Voraussetzungen für Remote Work
Grundsätzlich können Arbeitgeber eigene Regelungen über die Zulässigkeit von Auslandstätigkeiten treffen. Bei längeren Aufenthalten das anzuwendende Arbeitsrecht geklärt werden. Innerhalb der EU findet das Arbeitsrecht des Landes Anwendung, in dem der "gewöhnliche Arbeitsort" liegt. Bei kurzzeitiger mobiler Arbeit im Ausland bleibt dies normalerweise der deutsche Arbeitsort. Darüber hinaus müssen zwingende Arbeitnehmerschutzvorschriften des Gastlandes beachtet werden, beispielsweise bezüglich Arbeitszeiten und Mindestlohn.
Aufenthaltsrechtliche Anforderungen in verschiedenen Ländern
Die aufenthaltsrechtlichen Voraussetzungen unterscheiden sich je nach Zielland erheblich. Innerhalb der EU genießen EU-Bürger Freizügigkeit und benötigen keine spezielle Arbeitserlaubnis. In Nicht-EU-Staaten ist hingegen teilweise eine Arbeitserlaubnis meist zwingend erforderlich.
Für den EWR-Raum (Island, Liechtenstein, Norwegen) und die Schweiz gilt: Ein Aufenthalt von bis zu drei Monaten ist meistens in Abhängigkeit von der Nationalität und dem Aufenthaltstitel erlaubnisfrei möglich. Bei längeren Aufenthalten müssen die jeweiligen nationalen Aufenthaltsrechte beachtet werden.
Notwendige Vertragsanpassungen und Dokumentation
Eine schriftlich fixierte Vereinbarung ist für mobiles Arbeiten im Ausland unerlässlich.
Diese sollte unter anderem folgende Kernpunkte enthalten:
Beginn und Ende der Auslandstätigkeit
Regelungen zu Arbeitszeiten und Erreichbarkeit
Verpflichtungen zu Datenschutz und Verschwiegenheit
Dokumentationspflichten der täglichen Arbeitszeit
Informationspflichten über den Aufenthaltsort
Es empfiehlt sich in der Vereinbarung außerdem Regelungen bzgl. Versicherungsschutz, Hardware, Erreichbarkeit und Krankheit zu regeln.
💰 Steuer- und Sozialversicherungspflichten im Überblick
Die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Aspekte beim mobilen Arbeiten im Ausland erfordern besondere Aufmerksamkeit. Zunächst müssen Sie die grundlegenden Regelungen für beide Bereiche verstehen.
Die 183-Tage-Regelung im Detail
Grundsätzlich gilt: Der Arbeitslohn wird in dem Land versteuert, in dem die Arbeit ausgeführt wird. Allerdings greift meistens die 183-Tage-Regelung als wichtige Ausnahme. Bei einem Auslandsaufenthalt von weniger als 183 Tagen bleiben Sie in Deutschland steuerpflichtig, sofern:
der Arbeitgeber nicht im Tätigkeitsstaat ansässig ist
keine Betriebsstätte des Arbeitgebers die Vergütungen trägt
die Gehaltsabrechnung weiterhin in Deutschland erfolgt
Dabei werden folgende Tage für die Berechnung berücksichtigt:
Ankunfts- und Abreisetage
Wochenenden und Feiertage während des Aufenthalts
Urlaubstage im Tätigkeitsstaat
Kurze Unterbrechungen für Heimreisen
Sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten
Seit Juli 2023 ermöglicht eine neue EU-Rahmenvereinbarung, zwar dass Sie bis zu 49,99% Ihrer Arbeitszeit im Wohnsitzstaat verbringen können. Diese Regelung gilt für maximal zwei Jahre und muss anschließend verlängert werden.
Darüber hinaus müssen Sie beachten: Innerhalb der EU gelten harmonisierte Regelungen im Bereich der sozialen Sicherheit. Das bedeutet, die Rechtsvorschriften nur eines EU-Staates kommen zur Anwendung, unabhängig davon, in wie vielen Mitgliedstaaten Sie tätig sind.
Vermeidung von Doppelbesteuerung
Die Vermeidung der Doppelbesteuerung erfolgt durch spezielle Doppelbesteuerungsabkommen (DBA). Deutschland vermeidet als Ansässigkeitsstaat bei Einkünften aus unselbstständiger Arbeit die Doppelbesteuerung in der Regel durch Freistellung der Einkünfte.
Besondere Regelungen gelten für Grenzgänger nach Frankreich, Österreich und der Schweiz. Für diese Länder existieren abweichende Besteuerungsrechte. Der Arbeitslohn, der der Tätigkeit im Ausland direkt zuzuordnen ist, wird in Deutschland vollständig von der Besteuerung freigestellt.
👨💻 Praktische Umsetzung des mobilen Arbeitens
Die erfolgreiche Umsetzung von mobilem Arbeiten im Ausland erfordert zunächst eine durchdachte technische und organisatorische Infrastruktur.
Unterstützung durch Software wie rhome
Spezielle Software-Lösungen wie rhome ermöglichen eine reibungslose Verwaltung aller Aspekte des mobilen Arbeitens. Die Plattform automatisiert wichtige administrative Aufgaben wie die Erstellung von A1-Bescheinigungen und gewährleistet dabei die Einhaltung lokaler sowie internationaler Vorschriften. Darüber hinaus bietet rhome Self-Service-Funktionen für Mitarbeiter, wodurch diese Anträge selbstständig stellen und den Status ihrer Anfragen verfolgen können.
Technische Infrastruktur und Datenschutz
Für sicheres mobiles Arbeiten im Ausland sind folgende technische Voraussetzungen unerlässlich:
Verschlüsselte Geräte und USB-Sticks
Zugriffssicherung durch Zwei-Faktor-Authentifizierung
VPN-Verbindungen für den Zugriff auf Firmeninfrastruktur
Zentrale Datenspeicherung im Inland
Sichtschutzfolien bei mobilem Arbeiten
Kommunikation und Zusammenarbeit im virtuellen Team
Die virtuelle Zusammenarbeit erfordert klare Kommunikationsrichtlinien. Dabei sollten regelmäßige Check-ins etabliert werden, um den Austausch im Team zu fördern. Außerdem empfiehlt es sich, verschiedene Kommunikationskanäle wie Video-Meetings, Chat-Programme und E-Mails zu nutzen.
Zeitzonenmanagement und Erreichbarkeit
Schließlich muss bei der Arbeit über Zeitzonen hinweg die zeitliche Verfügbarkeit proaktiv gemanagt werden. Ein digitaler Gruppenkalender hilft dabei, Überschneidungen in den Arbeitszeiten zu identifizieren und effektiv zu nutzen. Die Kommunikation mit Kollegen sollte dabei klar geregelt sein, besonders wenn große Zeitunterschiede bestehen.
Für eine erfolgreiche Umsetzung ist es außerdem wichtig, dass Führungskräfte einen anderen Autoritätsansatz verfolgen. Mikromanagement funktioniert in virtuellen Teams nicht - stattdessen sind Vertrauen und klare Zielsetzungen entscheidend. Dabei helfen intelligente Kollaborationstools und cloudbasierte Projektmanagement-Lösungen, die eine ortsunabhängige Zusammenarbeit ermöglichen.
🔎 Risikomanagement und Compliance
Die Komplexität des mobilen Arbeitens im Ausland erfordert ein durchdachtes Risikomanagement und strikte Compliance-Maßnahmen. Besonders die Vermeidung unbeabsichtigter Betriebsstättengründungen und die Erfüllung von Dokumentationspflichten stehen dabei im Fokus.
Betriebsstättenrisiko vermeiden
Das Betriebsstättenrisiko stellt eine der größten Herausforderungen dar. Eine unbeabsichtigte Betriebsstättengründung kann erhebliche steuerliche Folgen haben, darunter die Pflicht zur steuerlichen Registrierung und die Erstellung separater Buchungskreise.
Darüber hinaus müssen Unternehmen folgende Aspekte beachten:
Prüfung der länderspezifischen Regelungen zur Betriebsstättenbegründung
Einschränkung der Arbeitnehmertätigkeiten auf vorbereitende Tätigkeiten
Vermeidung von Vertreter- und Geschäftsleitungsbetriebsstätten
Regelmäßige Überprüfung der Aufenthaltsdauer
Besonders kritisch wird es, wenn Mitarbeiter Verträge im Ausland abschließen oder die Geschäftsleitung ihre Tätigkeit überwiegend im Ausland ausübt.
Dokumentationspflichten erfüllen
Seit dem 1. August 2022 gelten erweiterte Dokumentationspflichten für Auslandseinsätze. Bei Aufenthalten von mehr als vier aufeinanderfolgenden Wochen muss vor der Abreise ein schriftlicher Nachweis ausgehändigt werden. Dieser muss enthalten:
Das Zielland und die geplante Aufenthaltsdauer
Die Währung der Entlohnung
Vereinbarte Rückkehrbedingungen
Zusätzliche Geld- oder Sachleistungen
Außerdem ist eine laufende Überwachung und Dokumentation der Auslandsaufenthalte erforderlich, um Compliance-Risiken zu minimieren.
Versicherungsschutz im Ausland
Der Versicherungsschutz bei mobilem Arbeiten im Ausland folgt speziellen Regelungen. Innerhalb der EU können Beschäftigte Sachleistungen von den Versicherungsträgern des jeweiligen Aufenthaltsstaates erhalten. Dabei gilt:
Die gesetzliche Unfallversicherung greift nur unter bestimmten Voraussetzungen [17]:
Der Auslandsaufenthalt muss zeitlich begrenzt sein
Das inländische Arbeitsverhältnis bleibt bestehen
Die Weisungsgebundenheit zum deutschen Arbeitgeber bleibt erhalten
Bei längeren oder unbefristeten Auslandsaufenthalten empfiehlt sich der Abschluss einer zusätzlichen Auslandsversicherung nach § 140 Abs. 2 SGB VII.
Für eine rechtssichere Gestaltung des mobilen Arbeitens im Ausland ist außerdem die Einrichtung eines klaren Regelwerks, etwa in Form einer unternehmensinternen Richtlinie, unerlässlich. Diese sollte insbesondere Regelungen zu IT-Sicherheit, Erkrankungen im Ausland und möglichen Konfliktfällen enthalten.
🌍 Länderspezifische Besonderheiten
Die geografische Lage des Arbeitsortes bestimmt maßgeblich die rechtlichen Rahmenbedingungen für mobiles Arbeiten. Zunächst unterscheiden sich die Anforderungen deutlich zwischen EU-Ländern und Drittstaaten.
Arbeiten innerhalb der EU
Innerhalb der Europäischen Union genießen Bürger umfangreiche Erleichterungen. Ein Aufenthalt in einem anderen EU-Mitgliedsstaat ist ohne besondere Erlaubnis möglich. Darüber hinaus benötigen EU-Bürger aufgrund der Freizügigkeit keine spezielle Arbeitserlaubnis.
Außerdem gilt für die Staaten des Europäischen Wirtschaftsraums (Island, Liechtenstein, Norwegen) sowie die Schweiz: Ein Aufenthalt von bis zu drei Monaten ist meistens erlaubnisfrei möglich. Die Regelungen wurden innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes unter Einbeziehung der Schweiz vereinheitlicht.
Regelungen in beliebten Drittländern
Bei der Arbeit in Nicht-EU-Ländern gestaltet sich die Situation komplexer. Ein Touristenvisum reicht für die Arbeitsaufnahme meistens nicht aus. Schließlich benötigen Beschäftigte sowohl eine Aufenthalts- als auch eine Arbeitsgenehmigung.
Die Anforderungen unterscheiden sich dabei von Land zu Land. Besonders wichtig ist die Klärung folgender Aspekte:
Steuerliche Regelungen im Zielland
Sozialversicherungsrechtliche Verpflichtungen
Notwendige Zusatzversicherungen
Dokumentationspflichten
Spezielle Visa-Programme für digitale Nomaden
Viele Länder haben mittlerweile spezielle Visa-Programme für ortsunabhängiges Arbeiten eingeführt. Diese Digital Nomad Visa ermöglichen längere Aufenthalte und legales Arbeiten für ausländische Arbeitgeber.
Estland war mit seinem E-Residency-Programm Vorreiter und bietet ein einjähriges Visum für digitale Nomaden. Portugal lockt mit dem D7-Visum, das nach fünf Jahren sogar die Möglichkeit einer Daueraufenthaltsgenehmigung bietet.
Seit 2024 haben auch weitere Länder neue Visa-Programme angekündigt. Japan plant ab Ende März 2024 ein sechsmonatiges Visum für Angehörige aus 49 Ländern, allerdings mit der Voraussetzung eines Jahreseinkommens von etwa 70.000 US-Dollar. Südkorea strebt ein zweijähriges Visum mit einem Mindesteinkommenserfordernis von 65.000 US-Dollar an.
Die Dauer dieser Visa variiert zwischen sechs Monaten und mehreren Jahren. Die Voraussetzungen unterscheiden sich dabei erheblich - von finanziellen Nachweisen bis hin zu Krankenversicherungspflichten. Daher sollten Interessierte die spezifischen Anforderungen des jeweiligen Landes sorgfältig prüfen.
🎉 Schlussfolgerung
Zusammenfassend erfordert mobiles Arbeiten im Ausland eine sorgfältige Planung und Berücksichtigung verschiedener rechtlicher Aspekte. Die neue EU-Regelung ermöglicht zwar flexibleres Arbeiten mit bis zu 49,99% der Arbeitszeit im Heimatland, allerdings bleiben steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Pflichten bestehen.
Darüber hinaus spielen technische Sicherheit, Datenschutz und klare Kommunikationsrichtlinien eine zentrale Rolle für den Erfolg. Besonders wichtig ist die Vermeidung unbeabsichtigter Betriebsstättengründungen durch genaue Dokumentation und Überwachung der Auslandsaufenthalte.
Die länderspezifischen Anforderungen unterscheiden sich erheblich - von der relativ einfachen Umsetzung innerhalb der EU bis zu komplexeren Regelungen in Drittstaaten. Rechtssicherheit erreichen Sie durch eine detaillierte Vereinbarung und die Nutzung spezialisierter Software-Lösungen. Vereinbaren Sie jetzt eine Demo, um zu erfahren, wie Sie mit rhome mobiles Arbeiten im Ausland effizient und compliant gestalten können.
Schließlich gilt: Mit der richtigen Vorbereitung und professioneller Unterstützung lässt sich mobiles Arbeiten im Ausland erfolgreich und rechtssicher umsetzen. Eine regelmäßige Überprüfung der Regelungen und Anpassung der internen Richtlinien gewährleistet dabei langfristigen Erfolg.
FAQs
Ist mobiles Arbeiten im Ausland rechtlich zulässig?
Mobiles Arbeiten im Ausland ist grundsätzlich erlaubt, aber es gibt keinen gesetzlichen Anspruch darauf. Arbeitgeber können eigene Regelungen zur Zulässigkeit treffen. Bei Aufenthalten von weniger als vier Wochen besteht in der Regel kein arbeitsrechtlicher Handlungsbedarf.
Welche steuerlichen Aspekte müssen beim mobilen Arbeiten im Ausland beachtet werden?
Wie sieht es mit der Sozialversicherung bei der Arbeit im Ausland aus?
Welche technischen Voraussetzungen sind für sicheres mobiles Arbeiten im Ausland notwendig?
Gibt es spezielle Visa für digitale Nomaden?